En la presente Política de Tratamiento de Datos de ASSERT SOLUTIONS SAS, actuando como empresa jurídica, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, publica la presente política la cual contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y colaboradores.

RESPONSABLE

ASSERT SOLUTIONS SAS, es una persona jurídica de derecho privado, domiciliada en Bogotá,

Dirección: Carrera 19 # 118-95 oficina 102, Bogotá D.C., Colombia, Identificada con numero de NIT 900642989-8

Teléfono: 7038889

Correo electrónico: [email protected]

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que  pueda asociarse a una  o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de esta.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

En las bases de datos de ASSERT SOLUTION SAS, se almacena información general de los colaboradores como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, ASSERT SOLUTIONS SAS puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en el Decreto Reglamentario 1377 del 2013.

TRATAMIENTO

La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información. La información personal, incluyendo información sensible, podrá ser transferida, transmitida o entregada a terceros, independientemente del nivel de seguridad de las normas que regulen el manejo de información personal. En cumplimiento de deberes legales, ASSERT SOLUTIONS SAS podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

DERECHO DE TITULARES

La información recolectada por ASSERT SOLUTIONS SAS tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto como empresa dedicada al desarrollo de software, ASSERT SOLUTIONS SAS guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, contractual y laboral. La información sobre clientes,

contratistas, proveedores, y colaboradores, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa o a los encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASSERT SOLUTIONS SAS salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley anteriormente mencionada.

• Ser informado por ASSERT SOLUTIONS SAS o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente Ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que ASSERT SOLUTIONS SAS o el encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta Ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

ASSERT SOLUTIONS SAS

Dirección: Carrera 19 # 118-95 oficina 102 Bogotá D.C., Colombia Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 7038889.

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de ASSERT SOLUTIONS SAS, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de ocho días (8) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar a los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del Titular
• Dirección del titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentación que se quiera presentar como prueba si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos (listado de reclamaciones) que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

Dicha leyenda o título deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LOS DATOS

Las Políticas de tratamiento de datos de ASSERT SOLUTIONS SAS estarán vigente a partir del día veintiuno (21) de febrero de 2022. ASSERT SOLUTIONS SAS se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la Ley. Las bases de datos administradas por la empresa se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de la de ASSERT SOLUTIONS SAS o una obligación contenida en un contrato entre la EMPRESA y el Titular.